「2ケースを頼んだのに、棚に並べられる本数が足りない」。注文したケース数が合っていても、1ケースの入数が違えば必要な本数には届きません。理美容商材の発注と入荷では、どの商品か、何を1単位として注文したか、実際に何個受け取ったかを分けて確認します。発注書・納品書・現品を同じ項目で照らし合わせる手順を、サロンの仕入れを想定した例で紹介します。
この記事の目次
6. 参照資料
単品JANとケースのコードを分ける
JANコードは商品識別コード（GTIN）の一種です。GS1 Japanの原則では、内容量や包装形態、取引単位が異なる商品は区別します。ケースなどの集合包装には、単品とは別のコードが設定されます。ケースに印字されたITFはコードをバーコードで表す方式の一つです。ケースのコードが分かったら、どの単品が何個入るかも照合表に記録します。番号の桁数や先頭の数字だけで入数を判断せず、取引先の商品情報や外箱の表示で確かめましょう。
たとえばルベル公式の「イオ クレンジング リラックスメント」には、200mL、600mL、1,000mLリフィルなどの規格が掲載されています。「イオのシャンプー」とだけ書かれた明細では、シリーズ内の種類や容量まで特定できません。現品ラベルや商品資料をもとに、正式名・容量・容器の種類・単品JANをそろえます。
発注書に入数と単品換算数を残す
商品が決まったら、発注書の1行に、規格、単品JAN、発注単位、単位当たりの入数、注文数、単品換算数を記入します。ケースで発注する場合は、ケースのコードや取引先の品番が分かれば別欄に残します。品番は取引先に照会する手がかりになり、単品JANは届いた商品を照合するときに使えます。
たとえば「シャンプーA 600mL ポンプ本体｜6本／ケース × 2ケース＝12本」と記録します。以前に6本入りで発注していても、今回も同じとは限りません。GS1 Japanでは、集合包装の入数が変わる場合、単品が同じでも集合包装に新しいGTINを設定します。ケースのコードや入数が変わったときは、受注回答を確認し、照合表を更新してから次の発注に使いましょう。
入荷時は発注書・納品書・現品を照合する
まず発注番号や品目で、納品書がどの注文に対応しているかを確認します。次に明細ごとに外箱の品目、ケース表示、入数と箱数を確認します。箱に商品や入数の表示がない場合や、複数の商品が同じ箱に入っている場合は、個装ラベルと現品の数で照合します。最後に、受け入れを確認した数量を、在庫台帳の単位にそろえて記録します。
発注が12本で、分納の連絡どおり6本が届いた場合、今回の入荷は6本、残り6本は入荷待ちです。ケース数や個装の規格が合わない場合は、該当する明細を確認待ちにして、棚出し前に取引先へ照会します。発注番号・納品書の明細・外箱や個装ラベルの写真をそろえておくと、どこで食い違ったかを確認しやすくなります。
同じ「2ケース」でも異なる3つの入荷例
すべて「600mLの本体を6本入りで2ケース、計12本発注した」という架空の例です。照合時は、箱数に加えて、箱の中身と1箱当たりの数量を確認します。
| 届いた内容 | 入荷時の扱い |
|---|---|
| 6本入り × 2ケース | 12本。規格と状態を確認して受け入れ。 |
| 6本入り × 1ケース（分納の連絡あり） | 6本を入荷、残り6本は入荷待ち。 |
| 4本入り × 2ケース | 実数は8本。入数が異なるため、該当明細を確認待ちに。 |
たとえば4本入りが2ケース届いた場合は、8本を数えた時点で、残り4本が単なる分納なのか、入数変更や出荷違いなのかは判断できません。発注済み・入荷済み・確認待ちを分けて記録すると、別の担当者も、追加発注や棚出しの前に状況を把握できます。
次回の発注に使える記録を残す
照合表には、確認した日付と、単品JAN・ケースのコード・入数の組み合わせを残します。仕様変更の連絡を受けたときは、変更前後の記録を区別し、未入荷の注文にどちらが適用されるかを確認します。次の発注時は、直近の照合表と取引先の回答を見比べれば、古い入数で注文するミスを防ぎやすくなります。
たとえば前回の注文をコピーするときは、商品名だけでなくケースのコードと入数も見直します。表計算で管理する場合はコード欄を文字列にしておくと、先頭のゼロが落ちたり、数字の表示が変わったりするのを防げます。
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